Oy Rova-Rest Ab

Tietosuojaseloste: tallentava kameravalvonta

Tämä on Oy Rova-Rest Ab:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste koskien kameravalvontaa majoituskohteissa. Laadittu 01.03.2021. 

1. Rekisterinpitäjä

Oy Rova-Rest Ab ja sen operoimat toimipaikat kameravalvonnan piirissä:

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Yann Verbrugghe, kamerajärjestelmistä vastaava                                          

Puh. 010 230 5383, s-posti: yann@verbrugghe.fi

Hilla-Rina Palokari, toimitusjohtaja                                                                                                                    

Puh. 010 230 5382 s-posti: hilla-rina@palokari.fi  

3. Rekisterin nimi

Yrityksen tallentavan kameravalvonnan henkilötietorekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

– julkisen tehtävän hoitaminen tai

– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys). 

Kameravalvonnan tallenteiden käsittelyn tarkoitus Oy Rova-Rest Ab:ssä on seuraava:

Asiakkaitamme koskien hotellin yleisissä- ja ulkotiloissa (henkilötietolain (523/99) mukainen henkilörekisteri):
• Kameravalvonnan tallenteilla majoitusliike huolehtii henkilöturvallisuudesta, liiketoiminnan turvallisuudesta, sekä henkilökuntaan ja majoituskohteen omaisuuteen kohdistuvan rikollisuuden ehkäisystä ja potentiaalisten vastuukysymysten selvityksestä. Kameravalvonta tukee myös majoitusliikkeen järjestyksen ylläpitoa, sekä kunnossapitoa.

Henkilökuntaamme koskien hotellin yleisissä- ja ulkotiloissa (laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 16§):

• Työnantajalla on oikeus käyttää kameravalvonnan rekisterin tietoja seuraaviin tarkoituksiin: 

  • häirinnän, ahdistelun, sekä epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi naisten ja miesten väliseen tasa-arvolakiin (609/1986) ja työturvallisuuslakiin (738/2002) perustuen. 
  • työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa määritellyn vaaraa tai uhkaa aiheuttavan tilanteen selvittämiseksi.
  • työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi yksityisyyden suojasta annetun lain (759/2004) 17§ 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa.

Rekisteriä pitävien henkilöiden, sekä muiden kohteissa määriteltyjen vastuuhenkilöiden on mahdollista tarvittaessa seurata reaaliaikaisena kameravalvontapisteitä niiltä osin kuin se on tarpeellista turvallisuuden tai kulun valvonnan kannalta.

5. Rekisterin tietosisältö

Kameravalvonnan henkilötietorekisteriin tallennettavia tietoja ovat valvontakameroiden kuvamateriaali, jonka oheen on lisätty tarpeen mukaista teknistä tietoa, kuten kameran sijainti ja kuvaushetken päiväys ja kellonaika.

Kameratallenteet säilyvät sille tarkoitetulla kovalevyllä enimmillään 30 päivää, minkä jälkeen vanha tallenne tuhoutuu uuden nauhoitteen alle. 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan majoituskohteisiin asennetun kameravalvonnan välityksellä. Rekisterillä ei ole yhteyttä muihin tietolähteisiin.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Majoituskohteen vastaanotosta ja muiden määriteltyjen vastuuhenkilöiden on mahdollista seurata reaaliaikaisena kameravalvontaa kohteessa niiltä osin kuin se on turvallisuuden kannalta tarpeen. Kameravalvonnan tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. 

Tietoja luovutetaan ja käsitellään vai kohdassa 4 kuvailtujen käyttötarkoitusten mukaisissa tilanteissa.

Tilanteessa, jossa henkilö haluaa tarkastaa itseään koskevaa kameratallennetta, pyyntö voidaan esittää joko kirjallisesti tai henkilökohtaisesti majoituskohteessa. Kaikilla on henkilötietolain mukainen tarkastusoikeus itseään koskevissa henkilötiedoissa, ja pyynnön esittäjän tulee ilmoittaa tiedon etsimiseksi paikka ja mahdollisimman tarkka aika, jolloin mahdollinen kuvaaminen olisi voinut tapahtua. Tiedot säilyvät kameravalvontajärjestelmässämme enimmillään 30 päivää, jonka jälkeen uusi tallenne tallentuu edellisen päälle, tuhoten edellisen tallenteen. Poikkeuksellisesti tarkastusajankohtaa koskevat tallenteet säilytetään niin pitkään, kunnes tarvetta aineistolle ei enää ole.

Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Henkilötietolain mukainen informaatio asiakkaille ja henkilökunnalle

Tallentavasta kameravalvonnasta on ilmoitus sisäänkäyntien yhteydessä ja tallentavan kameravalvonnan henkilötietojen rekisteriseloste on nähtävissä majoituskohteen verkkosivuilla, sekä majoituskohteiden vastaanotossa (osoitetiedot kunkin kohteen verkkosivuilla).

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kyseiseen rekisteriin ei liity manuaalista paperiaineistoa. Rekisteriin liittyvät sähköiset materiaalit sijaitsevat valvotussa tilassa kameravalvontajärjestelmässä majoituskohteissa. Rekisterin käyttöoikeus on vain määritetyillä vastuuhenkilöillä ja niillä, jotka taritsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä suorittamiseksi. Tietoja luovutetaan vain kohdan 4 mukaisissa rekisterin käyttötarkoitusta vastaavissa tilanteissa. Rekisterin nauhoitteet säilyvät enintään 30 päivää ja mikäli niitä tarvitaan kohdan 4 mukaisten tapahtumien johdosta tapahtuman selvittämiseen, nauhoitus otetaan erikseen talteen ulkoiseen muistiin tapahtuman selvittämisen ajaksi.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Voit tarkistaa muut oikeudet linkistä: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.